Privacyverklaring v1.14-2026-10-11

Versie 1.14 — laatst bijgewerkt op 11 oktober 2026. Hablexo wordt geëxploiteerd door Hablexo Ltd, een in Engeland en Wales geregistreerde onderneming (bedrijfsnummer 17354416), statutair gevestigd te 167-169 Great Portland Street, 5th Floor, Londen W1W 5PF. Hablexo Ltd is de verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven account-, geschiktheids-, facturerings- en operationele gegevens. Contact: hello@hablexo.com.

Deze verklaring wordt in uw taal gepubliceerd zodat u begrijpt wat er met uw gegevens gebeurt. De Engelse versie is de referentieversie en wordt als eerste bijgewerkt: in het Engels lezen.

Deze verklaring legt uit wat Hablexo doet met informatie over u, of u nu een evenement bijwoont, een account hebt of ons schrijft. We hebben hem kort en in gewone taal gehouden; is iets onduidelijk, vraag het ons dan via hello@hablexo.com.

Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame.

Als u een evenement bijwoont

U hebt een link gevolgd of een QR-code gescand. U hebt geen account bij ons en wij vragen niet wie u bent.

• Uw IP-adres wordt door onze server verwerkt zolang uw apparaat verbonden is, omdat ondertitels zonder dat adres niet kunnen worden bezorgd. Wij gebruiken het niet om u te identificeren of te profileren.
• De taal die u kiest wordt naar onze server gestuurd, zodat die weet welke ondertitels moeten worden verzonden. Die keuze is aan geen enkele identiteit gekoppeld.
• Uw voorkeuren (taal, weergave, audio-instellingen en een eventuele chatnaam) worden op uw eigen apparaat opgeslagen.
• Chatberichten en de chatnaam die u koos, worden opgeslagen op het apparaat van de organisator van het evenement, niet op de servers van Hablexo, en wel voor beperkte tijd: 7 dagen, tenzij de organisator een andere termijn instelt. De pagina vertelt u dit voordat u kunt posten. Heeft de organisator automatische controle ingeschakeld, dan worden uw bericht en uw chatnaam ook naar een van de hieronder genoemde vertaalaanbieders gestuurd, die beslist of het bericht mag worden getoond.
• In een gesprek, bijvoorbeeld aan een balie of rond een vergadertafel, vangt het apparaat van de organisator iedereen op die spreekt, zodat elke persoon de anderen in de eigen taal kan lezen. Als de organisator opneemt, meldt de deelnemerspagina u dat.
• Live audio. Als de organisator het geluid van het evenement doorgeeft, kan iedereen met de link meeluisteren zolang dat aanstaat. Het loopt via onze servers en wordt door ons niet opgenomen.

Wie verantwoordelijk is. De organisatie of de professional die het evenement leidt, bepaalt waarom en hoe het verloopt, en is normaal gesproken de verwerkingsverantwoordelijke voor de inhoud ervan. Hablexo handelt in hun opdracht als verwerker. Om uw rechten over de inhoud van een evenement of de chatgeschiedenis ervan uit te oefenen, neemt u eerst contact op met de organisator. Hablexo-accounts zijn bedoeld voor zakelijk en organisatorisch gebruik. Deelnemers worden geen klant van Hablexo door een evenementlink te volgen.

Als u ons feedback over een evenement stuurt

Als u Feedback gebruikt, schrijft u rechtstreeks aan Hablexo, dat de verwerkingsverantwoordelijke voor uw bericht is. De organisator ontvangt het niet. Wij ontvangen:

• uw bericht, en een e-mailadres als u ervoor kiest er een op te geven zodat wij kunnen antwoorden. Het wordt nooit aan de organisator gegeven;
• enkele technische gegevens, als u het vakje voor diagnose aangevinkt laat: de door u gekozen ondertiteltaal en de brontaal van het evenement, de toestand van de verbinding, uw venstergrootte en uw browsertype. Het formulier toont u vóór het verzenden precies wat er wordt verzonden;
• bij welk evenement van welke organisatie u was, als uw link een evenementsleutel bevatte. Wij gebruiken de sleutel alleen daarvoor: hij wordt niet bewaard en verschijnt nooit in de e-mail, en u kunt ook zonder sleutel feedback sturen;
• enkele kenmerken van de melding en uw browsersessie, uw netwerkadres en de tijdstippen van recente meldingen, die wij kort in het geheugen bewaren om geautomatiseerd misbruik en dubbele meldingen tegen te gaan. Ze worden gewist naarmate latere verzoeken worden afgehandeld of wanneer de server opnieuw start.

Het formulier voegt niet automatisch ondertitels, vertalingen, chatberichten, chatnamen of schermafbeeldingen toe; uw bericht bevat wat u zelf typt. Onze rechtsgrond is het gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f): een dienst die mensen gebruiken herstellen en verbeteren. Wij gebruiken feedback niet om u te profileren of gericht te benaderen. Een AI-assistent kan ons helpen meldingen te lezen, te vertalen en te beantwoorden; zie Dienstverleners hieronder. Bewaartermijn: wij bewaren meldingen en supportcorrespondentie zolang ze nuttig zijn en verwijderen ze wanneer dat niet meer zo is, of wanneer u daarom vraagt.

Als u vertaler bent op een evenement

Een organisator kan een menselijke vertaler uitnodigen om voor luisteraars te vertalen. U hebt geen account bij ons. Uw stem wordt via onze servers, uitsluitend in het geheugen, doorgegeven aan de luisteraars die uw taal hebben gekozen. Als uw taal wordt ondersteund, wordt uw spraak ook door de hieronder genoemde spraakherkenningsaanbieders getranscribeerd om ondertitels te maken, en uw browser kan rechtstreeks verbinding maken met een van hen. Een herverbindingssleutel blijft in uw browser bewaard tot u het tabblad sluit. Wij tellen de doorgegeven minuten, alleen als getallen, omdat ze aan de organisator in rekening worden gebracht.

Als u een account hebt of erin bent vermeld

Een account hoort bij een organisatie, en de mensen die het gebruiken staan erin vermeld als Admins of Leden. Eén aanmelding kan lidmaatschappen van meerdere organisaties bevatten. Voor deze informatie is Hablexo de verwerkingsverantwoordelijke.

• Aanmeldgegevens: uw e-mailadres en ofwel een wachtwoord, dat alleen als gezouten hash wordt opgeslagen, ofwel de identificatie die Google of Apple ons geeft wanneer u via hen inlogt. Bij Apple bewaren wij ook een token waarmee wij de koppeling kunnen beëindigen wanneer u uw account verwijdert.
• Uw weergavenaam, als u die opgeeft of als Google of Apple die doorgeeft. Hij is optioneel, en de Admins van uw organisatie zien hem naast uw e-mailadres.
• Identiteit en geschiktheid van de klant: de officiële naam van de organisatie, het type, het land en het registratienummer, en de bij de registratie afgelegde verklaringen over zakelijk doel en bevoegdheid, met de naam van de persoon die ze aflegde, de versie van de verklaring en het moment van aanvaarding.
• Lidmaatschap: bij welke organisaties u hoort, uw rol, wie u heeft uitgenodigd en wanneer u bent toegetreden of vertrokken.
• Uitnodigingen: wanneer een Admin een collega uitnodigt, bewaren wij het opgegeven adres vanaf het moment dat de uitnodiging wordt verzonden, zodat wij hem kunnen bezorgen. Bent u uitgenodigd, dan kwam uw adres van die Admin.
• Testers: wanneer wij iemand uitnodigen om ons te helpen Hablexo te testen, bewaren wij diens e-mailadres. Voor de Android-app geven wij het aan Google door, zodat Google Play die persoon tot onze besloten testgroep kan toelaten, en wij verwijderen het wanneer het testen eindigt.
• Apparaten: de naam die elke installatie doorgeeft, zodat u en uw Admins ze uit elkaar kunnen houden en er een kunnen afmelden.
• Gebruik en facturering: aantallen minuten en berichten, nooit inhoud; het tegoed; en transactiegegevens. Elk gebruiksrecord draagt het lidmaatschap dat het veroorzaakte, zodat de Admins van uw organisatie kunnen zien welk lid het tegoed heeft gebruikt.
• Starttegoed: eenrichtingshashes van het e-mailadres, de apparaatidentificatie en het netwerkadres die bij de registratie zijn gebruikt, zodat een gratis starttegoed niet twee keer kan worden opgeëist.
• Hoe u ons hebt gevonden: een verwijzingscode, als uw link er een bevatte, de sector waarin u zegt te werken, en de taal waarin u onze e-mails wilt ontvangen.
• Ondersteuning: wat u ons wilt sturen, met het account waarvan het afkomstig is, de appversie en uw besturingssysteem.
• Operationele logs: verbindings- en foutgebeurtenissen, tot 28 dagen bewaard. Ze bevatten geen ondertitelinhoud.

Wij hebben uw aanmeldgegevens en de identiteit en verklaringen van de organisatie nodig om een account te openen en te beheren, en kunnen er zonder die gegevens geen leveren. De persoon die de verklaringen aflegt, geeft zijn of haar volledige naam op. De weergavenaam van uw account en een antwoordadres voor feedback zijn optioneel.

Inloggen met Google of Apple. Google of Apple deelt uw geverifieerde e-mailadres, dat bij Apple een privé-doorstuuradres kan zijn, en uw naam als u dat toestaat. Wij krijgen geen toegang tot uw overige Google- of Apple-gegevens. Het gebruik door Hablexo van informatie uit Google-API’s voldoet aan het beleid inzake gebruikersgegevens van Google API-services, inclusief de eisen voor beperkt gebruik.

Betalingen. Kaartbetalingen worden verwerkt door Stripe. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe en bereiken onze servers nooit. Wij bewaren de Stripe-referenties voor uw account en voor elke opgeslagen kaart, met het kaartmerk en de laatste vier cijfers.

E-mail die we u sturen

Wij sturen account- en service-e-mails, zoals het verifiëren van uw adres, het opnieuw instellen van een wachtwoord of een waarschuwing dat het tegoed laag is, omdat die bij het beheren van uw account horen; u ontvangt ze ongeacht een eventuele marketingkeuze. Productnieuws staat daar los van en vereist uw toestemming vooraf, en op dit moment sturen wij het niet. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de link in de e-mail of via hello@hablexo.com; dit heeft geen invloed op eerdere rechtmatige verwerking. Als u zich afmeldt, of ons vraagt u nooit meer te benaderen, bewaren wij dat verzoek als eenrichtingshash van uw e-mailadres, zodat het blijft bestaan ook als u uw account verwijdert.

Waarom wij uw gegevens gebruiken

Wanneer u persoonlijk onze klant bent, baseren wij ons op onze overeenkomst met u om het account te beheren, het gebruik te meten en te factureren. Wanneer u namens een organisatie handelt, baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om haar vertegenwoordigers te verifiëren en haar account te beheren. Wij baseren ons op het gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te houden, support en feedback af te handelen, en de sector en herkomst van een gesloten account te bewaren zodat wij het gebruik kunnen begrijpen. Wij baseren ons uitsluitend voor productnieuws op toestemming, en op een wettelijke verplichting voor de financiële gegevens die wij moeten bewaren. Voor de inhoud van evenementen treden wij op als verwerker, en de verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor zijn rechtsgrond. Wij nemen over u geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen.

Dienstverleners en andere ontvangers

Deze dienstverleners handelen in onze opdracht, tenzij wij anders aangeven:

• Spraakherkenning: Soniox, ElevenLabs, Deepgram, Google Cloud en AWS verwerken live audio om transcripties te maken.
• Vertaling: Makora, DeepInfra en Google Cloud verwerken ondertitel- en chattekst om vertalingen te maken en, waar ingeschakeld, chatberichten te controleren.
• Betalingen: Stripe, dat ook zelf een administratie van uw betalingen bijhoudt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
• E-mail: Resend, voor account-e-mail en de bezorging van feedback, en Migadu, voor de postvakken die correspondentie ontvangen.
• Ticketbeheer: Atlassian, voor een geanonimiseerde samenvatting van een fout of een functiewens.
• AI-ondersteuning: Anthropic (Claude), dat ons helpt de e-mail die we ontvangen te lezen, te sorteren en te vertalen, en onze antwoorden op te stellen.
• Hosting: Oracle Cloud, in het Verenigd Koninkrijk.
• Contentlevering en back-ups: Cloudflare levert onze website en de statische bestanden van de deelnemerspagina, en bewaart versleutelde kopieën van de accountdatabase in de Europese Unie. Backblaze bewaart een tweede versleutelde kopie in Nederland. Geen van beide ontvangt evenementinhoud.

De dienstverleners die evenementinhoud kunnen verwerken, en hun locaties, worden gepubliceerd bij het Addendum gegevensverwerking. Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, baseren wij ons op een mechanisme dat het toepasselijke recht erkent, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde contractbepalingen. U kunt ons om details over de waarborgen en om een kopie vragen via hello@hablexo.com.

Hoe lang wij ze bewaren

• Evenementinhoud: alleen in het geheugen, kort, en daarna gewist.
• Accountgegevens: zolang het account open is.
• Het financiële record: zes jaar vanaf het einde van het boekjaar waarin het account wordt gesloten, de bewaartermijn voor belasting- en boekhoudgegevens. Het bevat betalingsreferenties, maar geen naam of e-mailadres.
• Gebruiksdetails: 24 maanden.
• Back-ups: een verwijdering geldt meteen voor het draaiende systeem. Back-ups bevatten de eerdere toestand nog tot ze verlopen: tot 30 dagen voor dagelijkse kopieën en ongeveer 13 maanden voor maandelijkse. Back-ups worden versleuteld voordat ze Hablexo verlaten; de aanbieder heeft geen sleutel en kan ze niet lezen. Ze vallen buiten de dagelijkse verwerking.
• Op het apparaat van de organisator: de chatgeschiedenis standaard 7 dagen.
• Opnamen en transcripties: alleen als de organisator het vastleggen van transcripties of audio-opname inschakelt, beide standaard uit, en dan standaard 28 dagen, een termijn die de organisator instelt. Een transcriptie kan chatberichten en namen bevatten. Deze bestanden blijven op het apparaat van de organisator, onder diens beheer. De eigen back-up van het apparaat, als de organisator die heeft ingeschakeld, kan een kopie naar diens iCloud- of Google-account meenemen.

Uw rechten

U kunt vragen om inzage in uw gegevens, om correctie of verwijdering ervan, of om een overdraagbare kopie, en u kunt ons vragen de verwerking te beperken. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, en tegen productnieuws. Schrijf naar hello@hablexo.com om uw rechten uit te oefenen of om bij ons een klacht in te dienen. Bent u in het VK, dan kunt u een klacht indienen bij het Information Commissioner’s Office (ico.org.uk); bent u in de EU of de EER, dan bij uw lokale toezichthouder.

Uw account verwijderen

U kunt dit zelf doen via de webconsole, of via de telefoonapp, die dezelfde pagina opent, zonder ons te schrijven. Het gebeurt meteen en kan niet ongedaan worden gemaakt. Een organisatie verlaten beëindigt uw lidmaatschap ervan en laat haar voor alle anderen doorlopen; de registratie van eerder gebruik blijft bij de organisatie als onderdeel van haar factureringsgegevens. Een organisatie sluiten, wat alleen een Admin kan, wist haar naam, haar verklaringen en haar evenementsleutels, verwijdert opgeslagen kaarten en meldt elk apparaat af.

Uw eigen naam, e-mailadres en aanmeldgegevens worden gewist wanneer u bij geen enkele organisatie meer hoort. Wat blijft, is het hierboven beschreven financiële record, de daarbij bewaarde starttegoed-hashes, de sector en herkomst die de organisatie ons opgaf, en een eventuele niet-benaderen-aantekening. Stripe houdt volgens zijn eigen regels een eigen administratie van uw betalingen bij. Voordat u bevestigt, vertelt de pagina u wat er met eventueel tegoed gebeurt: gekocht tegoed wordt terugbetaald op de kaart waarmee u betaalde als onze betaalprovider de betaling nog kan terugdraaien, en anders betalen wij het op een andere manier terug en schrijven wij u om dat te regelen. Gratis tegoed wordt niet terugbetaald.

Cookies en opslag op uw apparaat

Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies. Onze pagina’s slaan in uw browser alleen het volgende op:

• Console: een aanmeldtoken tot u het tabblad sluit, een willekeurige apparaatidentificatie, en uw taal- en weergavekeuzes.
• Registratie: een verwijzingscode, als uw link er een bevatte, voor de duur van uw bezoek, zodat wij weten hoe u ons hebt gevonden.
• Aanmeld- en registratiepagina’s: waar inloggen met Google of Apple wordt aangeboden, wordt er niets van Google of Apple geladen totdat u ervoor kiest met een van hen in te loggen. Dat bedrijf ontvangt dan uw netwerkadres en kan eigen cookies plaatsen.
• Video’s: waar een pagina een video van YouTube aanbiedt, wordt die pas geladen wanneer u ervoor kiest hem af te spelen. Google ontvangt dan uw netwerkadres en kan eigen cookies plaatsen.
• Deelnemers- en vertalerspagina’s: uw voorkeuren, of u een melding hebt gezien, en wat de pagina nodig heeft om verbinding te maken.
• Het bedieningspaneel van de operator-app: een sessiecookie dat u daar aangemeld houdt.
• Onze website: uw taalkeuze.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken naarmate de dienst verandert. Wezenlijke wijzigingen verschijnen hier met een nieuwe versiedatum.

Hablexo Ltd · Geregistreerd in Engeland en Wales · Vennootschapsnummer 17354416 · Statutaire zetel: 167-169 Great Portland Street, 5th Floor, London W1W 5PF · hello@hablexo.com

Hablexo-startpagina · Servicevoorwaarden (Engels) · Addendum voor gegevensverwerking (Engels) · EULA (Engels) · Registreren